Asegurarse de que los diversos equipos de una organización tengan una carga de trabajo justa, promueve la salud física y mental de los empleados y evita factores de riesgo en su bienestar. 

Se entiende por gestión de los equipos de trabajo al proceso de distribuir y gestionar a cada uno de los miembros de una manera eficiente, buscando maximizar su desempeño, sin que la carga de tareas los exceda o genere estrés, con la finalidad de que se sientan conformes y satisfechos con la cantidad de labores asignadas.

Llevar a cabo una buena gestión de las tareas asignadas, puede aumentar el salario emocional de los colaboradores, es decir, la satisfacción no económica que les brinda su trabajo, ya que permitirá que acaben sus actividades dentro de la jornada laboral, sin una carga emocional agotadora, que les posibilitará llevar un balance de su vida personal y profesional.  

¿Cómo equilibrar la carga de trabajo en una empresa?

De acuerdo con Harvard Business Review, para saber cómo asignar cargas de trabajo dentro de una organización o un equipo, debes de tener en cuenta los siguientes puntos. 

Contar con un plan

No se pueden repartir tareas entre los miembros de una equipo, sino se cuenta con planificación: tener una buena gestión requiere de una revisión profunda y un análisis detallado, en el que se revisen los objetivos y los progresos de la organización, así como los puntos a mejorar en cada área. Ya que si solo se le asignan tareas a las “personas más capaces” el resto del talento no mejorará sus habilidades y se sobrecargará de actividades a ciertos elementos.  

Para aplicar esta estrategia es importante enseñar a los líderes de cada área a llevar un control de sus proyectos, de modo que puedan determinar el alcance y el tiempo que requeriría cada tarea, así como definir la complejidad del proyecto.

Define los roles de cada persona 

Esto es importante desde la creación del puesto, ya que los solicitantes toman sus tareas y descripción del puesto en consideración para aceptar una posición: a la gente le gusta tener claridad sobre las funciones que desarrollarán dentro de la organización. Por lo que se deberá de contar con una base en la que estén los roles y sus responsabilidades, así como sus fortalezas y debilidades. 

De forma que incluso se puedan hacer hallazgos: qué tipo de perfiles le funcionan más a la empresa, qué tipo de talento se requiere y no se cuenta con este, etc.  

Establecer expectativas de cada posición 

Al tener definidos los roles de cada integrante, así como sus tareas se podrán definir los objetivos, tanto grupales como individuales. Y con esto se evitará que los colaboradores tengan un exceso de carga mental. 

Tener comunicación uno a uno

La revista Harvard Business Review, señala la importancia de mantener una comunicación personal y directa con cada uno de los miembros del equipo, ya que es un punto clave para el involucramiento individual de cada una de las partes, así como un buen vía para mantener la motivación. 

Además, este tipo de reuniones son ideales para dar retroalimentación a los colaboradores y aclarar el porqué de sus tareas y labores dentro del área y la empresa. Es importante que sepan la importancia de sus actividades y sus aportaciones para la organización, es decir, que se sientan valiosos y necesarios. 

Asimismo, estas sesiones te permiten conocer el estado de tus colaboradores: si se sienten muy motivados y desean obtener más responsabilidades o, por el contrario, están experimentando demasiado esfuerzo mental, agobio o presión y buscan aligerar un poco su carga de trabajo.  

¿Cómo repartir la carga de trabajo entre su equipo de forma equitativa?

Para realizar una división justa y equitativa, se deben conocer los tiempos de los miembros de tu equipo. No todos los integrantes desarrollarán las tareas asignadas en la misma cantidad de tiempo, cada uno tiene una forma diferente de bajar la información, por lo tanto, la carga de trabajo es equivalente a las habilidades de cada colaborador. Ya que para una misma actividad cada uno necesitará un tiempo distinto. 

Conocer esta información te ayudará a repartir las labores, sabiendo qué tiempo le lleva a cada uno desarrollar la tarea. Esto te permitirá aumentar la productividad del equipo. A fin de poder realizar esta división de tareas en el equipo, cada líder debe de conocer las habilidades y fortalezas de los colaboradores, así como tener identificadas sus debilidades. 

Esto no quiere decir que unos empleados trabajarán más que otros, y que el resto de los elementos recibirán un sueldo por el mínimo esfuerzo, sino que, de acuerdo a Funke et al. (2012) ,  “una propiedad emergente de los equipos, caracterizada por una relación [compleja] entre las capacidades de desempeño finitas de un equipo y el trabajo de tarea y las demandas de trabajo en equipo colocadas en el equipo por su entorno de desempeño’’. 

Es decir, que se buscará que cada pieza aporte de forma valiosa y representativa a la metas, conforme a sus habilidades. 

Con las siguientes estrategias para gestionar la carga de trabajo de tu equipo de trabajo, tus colaboradores estarán más comprometidos y felices con sus labores. 

Referencias:

https://hbr.org/2016/11/make-sure-your-teams-workload-is-divided-fairly

https://asana.com/es/resources/effectively-manage-team-workload

https://startuptalky.com/divide-work-equally-team

https://www.researchgate.net/publication/274470999_Team_workload_A_multilevel_perspective