A todos nos ha pasado, hay tantas cosas por hacer que el tiempo en la oficina no es suficiente y lo compensamos trabajando un par de horas más o llevando trabajo para realizar en casa; si este es tu caso tienes que mejorar tu productividad. En este artículo te muestro una serie de preguntas para evaluar que tan productivo eres.

¿Soy una persona multitask?

El ritmo de trabajo en la actualidad nos obliga a realizar múltiples actividades, pero hacerlas todas al mismo tiempo, no es la mejor idea. Vamos a analizarlo:

Un día normal de trabajo se compone de:

Agenda inicial (actividades programadas) + Nuevas Tareas (actividades que surgen durante el día)

Las tareas no previstas pueden llegar a distraernos al punto de no saber por dónde comenzar o a que actividad darle prioridad y terminamos haciendo todo a la vez. Ser multitasking genera la sensación de ahorro de tiempo, cuando de hecho, frena el avance de ciertas tareas y disminuye la calidad de los resultados, obligándonos a invertir más tiempo en mejoras.

Una persona productiva programa realizar actividades particulares en tiempos determinados.

¿Aprovecho mi tiempo al máximo?

Es común pensar que aprovechar el tiempo significa trabajar durante cada minuto del día, sacrificando nuestros hobbies o nuestras horas para comer o dormir. Conoce más sobre el sueño saludable.

Aprovechar el tiempo significa desarrollar las tareas de la mejor manera posible en un momento determinado; en analogía, podemos ir una hora diaria al gimnasio, pero, si solo entrenamos 30 minutos y el resto estamos hablando por el móvil, no estamos aprovechando correctamente el tiempo de gimnasio.

Trabajar jornadas largas no es la solución, para ser más productivos tenemos que optimizar nuestros flujos de trabajo, enfocarlos a resultados y gestionar las distracciones. Una persona productiva es capaz de lograr resultados significativos sin invertir tiempo fuera de su jornada laboral.

¿Busco calidad o cantidad?

Enfocarnos en realizar la mayor cantidad de tareas en el menor tiempo posible, al principio puede parecer el mejor camino para ser productivo, sin embargo, con esta estrategia obtendremos resultados de muy mala calidad. Por otro lado, si nos preocupamos demasiado en obtener resultados perfectos terminaremos invirtiendo cantidades innecesarias de tiempo sin mejorar significativamente.

Las personas productivas desarrollan sus actividades alrededor de un punto de equilibrio entre tiempo y la calidad de sus resultados, llamado; a este punto se le llama punto de eficacia.

¿Conozco cómo utilizo mi tiempo?

Nuestro tiempo es como el dinero: no sabemos cómo lo gastamos.

Muchas veces menospreciamos nuestro tiempo, aunque sea mucho más valioso que el dinero; piénsalo: si lo necesitamos, habrá personas que nos prestarán dinero, pero nadie nos puede prestar tiempo. Desconocer en que invertimos nuestro tiempo es un síntoma claro de improductividad.

Las personas productivas constantemente se hacen preguntas como ¿Cómo es mi semana cotidiana? ¿Cuales son mis objetivos diarios, semanales y mensuales? ¿Qué tan comprometido estoy con lo que hago? Responder esas preguntas ofrece una noción clara sobre la distribución de nuestro tiempo y la forma de optimizar nuestras actividades diarias.

¿En qué necesito invertir mi tiempo?

Frecuentemente tenemos que elegir una de dos o más cosas que queremos hacer, si hacemos una dejamos de hacer las otras por que no tenemos suficiente tiempo durante el día para hacerla; tomar esta decisión también refleja lo poco productivos que podemos ser.

La productividad también tiene que ver con ser felices con nuestra vida, no solo implica resultados laborales; ser productivo también es ir al gimnasio, tocar un instrumento o pasar tiempo con nuestra familia. Una persona productiva no sacrifica las cosas que quiere hacer por que ‘no tiene tiempo’.

En resumen, las personas productivas procuran desarrollar trabajos eficientes, desarrollan tareas específicas en tiempos determinados; conocen el tiempo del que disponen, optimizan y modifican constantemente sus flujos de trabajo para evitar largas jornadas de trabajo y lo más importante procuran vivir felices.

Por Luis Antonio Vargas Ávila